Obligaciones legales

De acuerdo con el Código Unico de Comercio de los Estados Unidos, así como del derecho consuetudinario, si se almacenan mercancías para un tercero, el grado de cuidado que debe tener respecto de dichos artículos es el de un propietario razonable- mente prudente. 

En otras palabras, ¿cómo cuidaría usted los ar- tículos si fuera el propietario? Básicamente, se trata de que si su organización no toma las precauciones razonables para proteger los artículos, se hace legalmente responsable de su pérdida. Si usted almacena artículos para su propia organización, le- galmente debe actuar en el mejor interés de los accionistas de la compañía. 

Una vez más la pregunta será: ¿Actuó usted de ma- nera razonable? Las precauciones que tome para casos de emergencia y de- sastres contribuyen a cumplir con sus obligaciones legales de cuidar los bienes a su servicio o custodia.

Cuándo contar

El momento ideal durante el día para el conteo cíclico sería cuando no hay movimiento de documentos ni de productos. Por lo tanto, se podría contar: 

* al final del día laboral 

• antes de comenzar el día 

• en el fin de semana 

• durante el turno más lento 

Otra alternativa es establecer un corte para realizar el conteo cíclico durante un día de trabajo normal, utilizando horas la- borales. Para este efecto se debe: 

1. Hacer una selección de los artículos que se van a some- ter a conteo cíclico al día siguiente. 

2. Distribuir la lista a las oficinas de embarque y recepción, a los trabajadores encargados de poner en su sitio las existencias, a los procesadores de órdenes y a los emplea- dos que digitan los datos. 

3. Hacer que las oficinas de embarque y recepción, los tra- bajadores encargados de poner en su sitio las existencias, los procesadores de órdenes y los empleados que digitan los datos tomen nota de la hora del día en que interactuaron y manejaron cualquiera de los artículos de la lista. 

4. En este momento se tiene la capacidad para realizar una auditoría retrospectiva de cualquier hora del día. Por ejemplo:

• Se cuentan las canicas a la 1:0ü p.in., utilizando un informe de existencias generado por los digitadores de datos a las 11:30 a.m. 

• Se encuentra que hay diez canicas menos en los estantes de lo que muestra el informe de existencias. 

• Se revisa toda la documentación de los departamentos involucrados mencionados anteriormente. 

• Los documentos de recepción muestran que se recibieron 10 canicas a las 10:30 a.m.

Determinación de cuántos artículos de cada categoría se cuentan cada día

• Se divide el número de conteos anuales en cada categoría por el número total (anual) de conteos. Con esto se esta- blece el porcentaje de conteos que corresponde a cada categoría sobre el total de los conteos.Ver el Documento 6-9. 

• Se multiplica el porcentaje del total para A, B y C por el número de artículos que van a contarse diariamente. Con esto se establece la cantidad de cada categoría que se con- tará cada día.Ver el Documento 6-9.

Determinación de la frecuencia del conteo A-B-C

Se determina la frecuencia de conteo así: 

• Se fija la frecuencia de conteo para cada categoría. Cada categoría se puede contar el número de veces que se de- see. No existe regla general. Puede desearse contar los artículos"A" 12 veces al año, los artículos "B" 4 veces al año y los artículos "C" 2 veces al año.Ver el Apéndice A. 

• Se multiplica el número de las unidades de existencias en cada categoría por la frecuencia deseada para establecer el total de conteos. Se supone que el ciclo es de un año. 

• Se divide el número total de conteos por el número de días de conteo (por ejemplo, 200 días al año) para deter- minar el número de artículos que se contarán cada día.

Método de conteo cíclico por categorías de producto - Problemas Part 2

- Se multiplica el porcentaje del total para A, B y C por el número de artículos que van a contarse diariamente. Con esto se establece la cantidad de cada categoría que se contará cada día. 

• Contar cada categoría el número de veces deseado, utili- zando la técnica de población decreciente.

Método de conteo cíclico por categorías de producto - Problemas Part 1

a. Ninguno de los dos es estadísticamente significativo ni representa una muestra de todos los artículos. 

Uso de la técnica de población decreciente con las categorías de producto 

• Definir los criterios por los cuales se asignará cada unidad de existencias a una categoría. 

• Decidir la secuencia en la cual se contarán las categorías: todos los productos del fabricante X esta semana, todos los del fabricante Y la semana próxima. 

• Dividir el número de unidades de existencias en la categoría por el número de días para determinar cuántas de- ben contarse por día.Ver el Documento 6-7. 

• Pasar a la siguiente categoría. El método de conteo cíclico por categorías de producto supone una gran cantidad de trabajo administrativo, pero proporciona información más detallada y sendas de auditoría que permiten reconstruir lo que realmente se ha hecho durante un conteo cíclico.

 

vuelve a hacer el cálculo hasta cuando se obtenga un total diario razonable. 

• Determinar cuántos artículos de cada categoría se conta- rán cada día (Ver el Documento 6-9). - Se divide el número de conteos anuales en cada catego- ría por el número total (anual) de conteos. Con esto se establece el porcentaje de conteos que corresponde a cada categoría sobre el total de los conteos.

Método de conteo cíclico por categorías de producto - II

Criterio único Debe tenerse el cuidado de utilizar características únicas al defi- nir las categorías. Por ejemplo: Criterio: Sólo se cuentan de modo cíclico los artículos de las órdenes de compra de ese día. Ventajas: 

1. Asegura que sólo se ordene la cantidad correcta. 

2. Permite realizar el conteo cuando el nivel de existencias se encuentra bajo. 

Hace más fácil el conteo. 

Problemas: 

a. Sólo reciben atención los artículos de mayor movimien- to. 

Los artículos costosos pero de uso menos frecuente podrían ignorarse hasta cuando se presente una crisis. 

b. No habrá una muestra verdaderamente representativa de todos los tipos de unidades de existencias hasta bien avan- zado el año, cuando se hayan emitido órdenes de compra y se hayan despachado la mayoría de los artículos. 

c. Ignora por completo los artículos que no se ordenan durante un año dado por cuanto la cantidad disponible excede el uso de todo ese año. 

Criterio: 

Sólo se cuentan de modo cíclico los artículos con sal- do cero o negativo. Beneficios: 

1. Los saldos negativos siempre provocan un conteo. 

2. Los artículos en cero son fáciles de verificar.

Método de conteo cíclico por categorías de producto - I

Hasta este punto de nuestro análisis del conteo cíclico hemos ignorado las características de los artículos. En el método de las categorías de producto, la organización decide en qué catego- rías desea clasificar las unidades de existencias, sobre la base de características tales como el fabricante o el tipo de uso (los "cri- terios").

Los artículos que satisfacen los criterios se cuentan sobre la base de:
a) un solo evento, por ejemplo, solamente los artículos cuyo saldo disponible sea igual a cero, o
b) el uso de la técnica de la población decreciente para cada categoría distinta: todas las canicas esta semana, todos los trompos la semana próxima, todas las perinolas la semana siguiente, etc. El número de los artículos que se cuentan puede variar o establecerse por el número de artículos del grupo dividido por el número de días del ciclo.Ver el Documento 6-7. Un ciclo puede ser de un solo día o de un número definido de veces por año.

Método de conteo cíclico por población decreciente

Este es un método muy versátil. Se puede utilizar como proce- dimiento autónomo o como parte del enfoque de categoría de productos o el enfoque A-B-C, los cuales se explican más ade- lante en este capítulo. 

El concepto básico es: 

1. Contar cada artículo de una población definida antes de contar de nuevo cualquier artículo.

La técnica de población decreciente asegura que todos los artículos de dicha población se cuenten al menos una vez en cada ciclo. El número de veces que se cuenta la población total durante un año depende del número total de artículos y del número de días en que se esté dispuesto a contar.Ver el Documento 6-7. A mayor número de artículos contados por día, mayor es el número de los ciclos que se pueden completar durante el año.

Método de conteo cíclico por auditoría de localización

En este método se divide la sala de inventario en alguna forma lógica (cuartos, anaqueles, cajones, etc.) Ver el I )ocumento 6-6. Luego, cada día de conteo, se cuentan las unidades de existen- cias que se encuentran en esas ¿íreas.

Todos los artículos reciben el mismo tratamiento. En otras palabras, la selección de los artículos que se incluyen en el conteo del día se basa exclusivamente en la localización del artículo en el área donde se realiza el conteo. No se toman en considera- ción otras características como el costo, la frecuencia de uso, etc. La duración del ciclo depende de cuántas áreas se van a contar. 

Por ejemplo, si se estuviera contando por anaquel, uno por día, y hubiera 45 anaqueles, el ciclo completo sería de 45 días. Luego se comenzaría de nuevo.

El enfoque de auditoría de localización ofrece dos ventajas importantes: 

1. No exige un registro minucioso de si se ha contado o no un artículo específico o el número exacto de veces que se ha coñudo. Es sencillo de aplicar desde el punto de vista administrativo. 

• Por consiguiente, se cuentan 50 artículos / día (10.000 + 200 = 50) 

• 10.000. total de conteos durante el año. ¡Un número estadísticamente significativo! Todos los artículos reciben el mismo tratamiento. Se ignoran las características de los productos, como su valor monetario y la frecuencia de su uso.

Método de conteo cíclico por grupo de control - II

El enfoque del grupo de control sólo se debe utilizar coino punto de partida y no como método de conteo cíclico continuado. La razón para ello es que el grupo de control no es suficientemente grande desde el punto de vista estadístico como para representar al inventario total. Ahora está usted preparado para elegir un método de conteo cíclico que se ajuste a las necesidades de su organización.

Método de conteo cíclico por grupo de control - I

No importa qué método se decida finalmente utilizar, siempre se debe comenzar con un conteo de prueba en pequeña escala.
Al utilizar el método del grupo de control, se podrá: 

1. Identificar de inmediato problemas significativos propios del sistema, tales como el acceso no restringido a la sala de inventario, fallas importantes de sincronización en el movimiento de los productos y en los tiempos de actualización de los registros. 

2. Desarrollar una comprensión del quién, qué, cuándo, dónde, por qué y cómo de la manera en que funciona el sistema. 

3. Cuando se inicia por primera vez el conteo cíclico, probablemente se harán ajustes sólo para encontrar que se ha cometido un error. Es mucho más simple corregir errores relacionados con sólo unas pocas unidades de existencias que con centenares de ellas.

Procedimiento del grupo de control 

• Seleccione 100 artículos como grupo de control. IMPORTANTE: Las SKU seleccionadas deben ser una verdadera muestra representativa de la población total de los artículos que representan, como por ejemplo algunos artículos costosos, algunos baratos, algunos de movimiento rápido, algunos lentos, algunos con un plazo de entrega largo, etc. 

• Cuente sólo diez artículos por día. Utilice una Hoja de Seguimiento de Conteo por grupo de control. Ver el Documento 6-5. 

• Cuente durante 100 días. 

• Estadísticas: 10 X 100 = 1.000 conteos 

• El "ciclo" es diez días 

• Cada artículo se cuenta 10 veces durante la prueba. 

Debido a que se han contado los mismos artículos una y otra vez, al final del conteo cíclico por grupo de control se debe estar en capacidad de eliminar los problemas importantes del sistema y poseer una buena comprensión de la forma en que funciona el sistema general de inventario.

Metodologías para el conteo cíclíco

Existen varias metodologías para realizar un conteo cíclico. 

• Grupo de control 

• Auditoría local 

• Selección aleatoria 

• Población decreciente 

• Categorías de producto 

• Categorización A-B-C 

Punto esencial para recordar es que sin importar la metodología de conteo cíclico que finalmente se elija, al principio, cuando la precisión de los registros de inventario es baja, no se debe contar un número grande de artículos por día. Esto porque toma tiempo volver a contar, revisar la documentación, hablar con las personas y hacer todas las demás cosas necesarias para establecer por qué el conteo en registros y el conteo de estante de un arrículo no coinciden. ¿Por qué contar cincuenta artículos por día si se pueden contar y conciliar solamente diez? Al aumentarse la precisión de los registros, un mayor número de artículos coincidirá con su conteo físico, y se podrá contar con comodidad más artículos al día. Cualquier metodología de conteo cíclico ayudará a alcanzar altos niveles de precisión en los registros de inventario. No obstante, no todo método funciona en todos los ambientes empresariales. 

Por ejemplo: 

• La Compañía B tiene 10.000 artículos que no están dispuestos por unidades; tendrán que contarse uno por uno, y cada artículo se encuentra en localizaciones múltiples por toda la instalación. 

• A la Compañía B le toma un promedio de 5 minutos contar cada artículo

Tratar a todos los artículos en la misma forma y contarlos cuatro veces al año puede funcionar para la Compañía A; sin embargo, parece una carga poco razonable para la Compañía B6. Se debe seleccionar un método que se ajuste a los recursos y tipos de inventario de cada organización.

Conteo cíclico

• Objetivos: 

- Descubrir discrepancias poco después de que se presenten - Identificar las causas de los errores 

- Corregir las condiciones que causan los errores 

- Continuo mejoramiento de los procesos 

- Un mínimo del 95 por ciento de precisión en TODOS los artículos 

- Contabilización correcta de los activos de inventario 

- Eliminar el inventario anual. 

mayoría de las firmas de contabilidad permitirán a una organización dejar de realizar inventarios físicos anuales una vez la compañía haya establecido un programa maduro de conteo cícli- co. Por lo general, una empresa realiza conteo cíclico durante al menos doce meses. Luego hace un inventa- rio físico anual y compara los resultados con las cifras del conteo cíclico. Si coinciden, en el futuro la firma de contabilidad simplemente verificará el conteo una vez al año para efectos de avalúo. 

• En un conteo cíclico no es necesario contar todos los artículos que se encuentran en las instalaciones; basta con contar una muestra estadísticamente significativa de todos los artículos.

Inventarios anuales

• Objetivos 

— El objetivo del inventario físico anual es producir un avalúo financiero del inventario en un día dado. 

— Cada artículo debe contarse como parte del inventario anual. 

— La senda de auditoría de 12 meses del inventarío físico anual es demasiado larga para cualquier esfuerzo serio que se haga para descubrir por qué sucedió un error, o incluso cuándo: ¿tuvo lugar ayer, el mes pasado, hace diez meses?

Herramientas para descubrir los aspectos disfuncionales del sistema - II

El conteo cíclico es distinto de diversas maneras al inventario anual:

Herramientas para descubrir los aspectos disfuncionales del sistema - I

Para resolver los problemas debe llevarse a cabo lo siguiente: 

• Establecer los hechos: ¿Qué sucede en este momento? 

• Buscar los problemas: ¿Qué está mal en lo que sucede? 

• Buscar soluciones: ¿Cómo se puede solucionar lo que está mal? Hasta el momento, este capítulo se ha concentrado en (a) comenzar a analizar los problemas de inventario de manera intelectual, intuitiva, "visceral", y (b) desarrollar algunas mediciones que permitan entender los niveles presentes de precisión y disponibilidad en los inventarios. Esto es parte del establecimiento de los hechos. Otra manera de determinar lo que está sucediendo en una instalación es crear un cierto número de diagramas. Los diagramas, por su propia naturaleza, permiten analizar las cosas. Sin embargo, debe evitarse la "parálisis por el análisis". Si todo es igualmente importante, nada es importante. Dicho de otro modo, sólo se debe graficar lo que es realmente importante para el control de los inventarios, las tendencias, las tareas operacionales, etc. 

  Diagramas de tendencia 

Los diagramas de tendencia permiten medir una variable que cambia en el tiempo. Un diagrama de tendencia tiene ejes x y y, con la unidad de medida en el eje vertical y, y el tiempo en el eje horizontal x. La unidad de medida puede ser cualquier cosa de la que se desee hacer seguimiento, como el agotamiento de existencias, errores, horas de trabajo, piezas, kilogramos o litros. El tiempo también puede medirse en segundos, minutos, horas, días, semanas, meses o años. Ver el Documento 6-4. 

Diagramas de flujo 

Los diagramas de flujo permiten analizar la secuencia de un conjunto de eventos. Un diagrama de flujo no necesariamente muestra la interdependencia de los eventos, o cuáles eventos suceden .il mismo tiempo que otros.

preparado para "arreglar" todo lo que estuviere causando discrepancias entre los conteos de estante y en registros. El método más sistemático para resolver problemas de inventario y asegurar de manera permanente un alto grado de precisión en los sistemas, es el conteo cíclico. 

El conteo cíclico consiste simplemente en contar con frecuencia una muestra estadísticamente significativa del inventario5. Dicho conteo continuo conduce al descubrimiento de discrepancias poco después de que éstas surgen. Al captar un error con rapidez, es posible hacer un seguimiento regresivo tanto en la documentación como en el movimiento del artículo (o artículos) en el inventario, para establecer por qué la vida en el papel de la unidad de existencias llegó a separarse de su vida real. 

Una vez identificada la causa del error, es posible eliminarla. Puesto que se trata de un proceso continuo, en el que se elimina una causa de error tras otra, el sistema comienza a operar cada vez con menor dificultad. En última instancia, todos los artículos se mueven en una secuencia de procedimientos que funcionan.

Fórmulas del índice de suficiencia o tasa de llenado

índice de suficiencia simple:

Lo anterior indica que se tuvo el 93 por ciento de los artí- culos que se necesitaban el día en que se necesitaban. El índice de suficiencia puede mostrar la disponibilidad de un solo artículo o de un grupo de artículos. Agotamiento de artículos por año:

Esto indica que el 17 por ciento de las veces no se pudieron enviar todas las órdenes completas. Dicho de manera más positiva, se logró enviar las órdenes completas en el 83 por ciento de los casos.

Indice de suficiencia o tasa de llenado

Si bien )a comparación entre el conteo de estante y el conteo en registros es una forma de medir los inventarios, no indica si se dispone de los artículos que se necesitan en el momento en que se necesitan. Sencillos cálculos del índice de suficiencia logran tal objetivo. El índice de suficiencia mira el aspecto cualitativo de los esfuerzos de inventario.

Impacto de las tolerauaas sobre los ajustes

Una vez establecidas las tolerancias, no se debe hacer ajustes en los registros cuando haya una discrepancia entre los conteos de estante y en registros que esté dentro de la tolerancia permitida. Si un artículo queda fuera del rango de tolerancia, se buscará la razón de la discrepancia y se ajustarán los registros si es necesario. Ver el Documento 6-3.

Ejemplo: Consideración de tolerancias

Considérese el siguiente escenario: Amoldo, presidente de Megawatts, no cree en permitir to- lerancias en sus niveles de inventario. Su amiga Cecilia, presi- dente de Bright Lights, sí cree. Se contó una muestra representativa de cien artículos en las instalaciones de cada una de estas empresas. El conteo de las existencias reales de 87 unidades en cada una de las instalaciones correspondió con los respectivos regis- tros de inventario en ambas compañías. Bright Lights permitió una variación de más o menos dos por ciento en cinco de los 13 artículos que no eran ciento por ciento precisos. El conteo de los cinco estuvo dentro de sus respectivas tolerancias.

Amoldo asegura que el mayor nivel de precisión en los registros de inventario de Cecilia es artificial, y en realidad no corresponde a mayor exactitud. El enfoque de Cecilia sí muestra un nivel aceptable de precisión si las tolerancias se fijaron con cuidado. Como en el ejemplo del recipiente de puntillas, si (1) se pesara un recipiente grande de puntillas y se hallara que había 14.003, (2) se ingresara dicho total en los registros, y (3) se volvieran a pesar las puntillas y se estableciera que había 14.010, ¿cambiaríamos los registros? Probablemente no. El segundo total estaría dentro de una tolerancia aceptable.