RESUMEN

El objetivo de este capitulo era señalar que los inventarios existen en el sistema como artículos físicos y como artículos que figuran en los registros. 

Hay muchas razones para constituir y mantener inventarios, y éstos pueden desempeñar diversidad de papeles en la vida de cada organización. Con el fin de controlar y manejar los artículos que entran, pasan por y salen de las instalaciones, es importante entender no sólo dónde se encuentra físicamente determinado artículo en un momento dado, sino también de qué manera se reconoce su existencia dentro del sistema.

Intercambio electrónico de datos - VI

Todo sucede sin que existan copias en papel de las operaciones. Estos eventos e incluso otros pueden tener ocurrencia en un ambiente sin papel, mediante el intercambio electrónico de datos. El intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) consiste en el intercambio de transacciones de negocios rutinarias mediante líneas de comunicación normales (por ejemplo, las líneas telefónicas) entre computadoras dentro de una compañía, o entre su computadora y la de un vendedor. Un ejemplo de EDI dentro de una compañía se presenta en el momento de la entrada de un pedido. La información sobre dicho pedido se transmite electrónicamente a embarque u operaciones para la selección del pedido y el envío, a contabilidad para efectos de facturación, a ventas para la verificación del pedido. etc.

Un ejemplo de EDI con un vendedor se presenta cuando usted coloca electrónicamente un pedido de manera directa desde su computadora a la computadora del vendedor. La computadora del vendedor confirma electrónicamente el pedido y transmite información sobre éste a los departamentos de embarque y contabilidad del vendedor. La computadora del vendedor también notifica electrónicamente al transportador sobre el próximo embarque. La computadora del transportador confirma electrónicamente la recolección y proporciona al vendedor información relativa a ella y sobre la entrega. La computadora del vendedor notifica entonces a su computadora la fecha y la hora de la respectiva entrega. Todo esto se cumple sin intervención humana distinta a la colocación original de la orden. Para que el EDI funcione, todos los que participan en el sistema deben estar de acuerdo con reglas estrictas respecto al contenido, el formato y la estructura de los mensajes.

Intercambio electrónico de datos - V

Documento 1-3 Seguimiento de la vida en el papel

Intercambio electrónico de datos - IV

Intercambio electrónico de datos - III

Intercambio electrónico de datos - II

Intercambio electrónico de datos - I

Los responsables de inventario que no entienden cómo ni cuándo comienza a existir la vida en el papel de un artículo dentro del sistema, quedan aún más confundidos si no hay una copia física del rastro de auditoría que puedan seguir.

 ¿Cómo se podría: 

• hacer un pedido? 

• aceptar un pedido? 

• confirmar el pedido? 

• dar instrucciones de embarque? 

• dar aviso de las instrucciones de embarque? 

• crear la vida en el papel de un artículo antes de que éste entre en las instalaciones?

Seguimiento de la vida en el papel

Con el fin de que usted entienda la relación entre la vida real de un artículo y su vida en el papel dentro del sistema, debe hacer el seguimiento de un artículo individual en su ruta a lo largo del sistema. En otras palabras, rastree el movimiento físico del artículo dentro de sus instalaciones y tome nota de lo que sucede con su vida en el papel durante ese mismo período. Podrá des cubrir cuándo una de tales vidas se adelanta a la otra y en qué momento se presentan errores en el sistema, como cuando el artículo se mueve sin que exista documento que autorice dicha acción. 

El Documento 1-2 proporciona un ejemplo de lo que podría suceder si la vida en el papel de un artículo y su vida real comienzan a tener desfasamientos sin que el encargado del inventario comprenda el proceso. Como es visible en el ejemplo del Documento 1-2, la vida en el papel de un artículo y su vida real pueden presentar diferencias. Es importante entender que tales vidas pueden existir independientemente la una de la otra, y para comprender su propio sistema usted debe estar al tanto de cómo se mueven dentro de él tanto el producto como la información. El Documento 1-3 muestra un método sencillo para desglosar una parte de su sistema con el fin de entender los tiempos de desplazamiento físico y el registrado en la base de datos.

Tipos de artículos de inventario - V

El inventario en tránsito subraya la necesidad de entender no sólo cómo se desplaza el inventario físicamente a lo largo del sistema, sino también cómo y cuándo aparece en los registros. Por ejemplo, si figuraran 500 canicas como parte de las existencias actuales mientras se hallan aún en camino hacia usted, sus registros las incluirían, mientras que su conteo de esunte tendría un faltante de 500 canicas.

¿Cómo pueden figurar las existencias como parte del inventario antes de que realmente lleguen? La respuesta reside en cuándo se le transfirió a usted el titulo de propiedad de las canicas. ¿Se transfirió dicho título cuando el producto dejó el muelle de despachos del remitente, o sólo se transfirió cuando los artículos llegaron a su empresa y se les dio entrada? Si el título se transfirió al dejar el muelle de embarque del remitente y se le contabilizó desde entonces como parte de su inventario total, la cifra en sus registros no coincidirá con su conteo en estantes. 

Por ejemplo, si (a) el encargado de inventarios no comprendió que la vida en el papel de un artículo había sobrepasado su vida real y (b) no tenía un desglose de los artículos a mano, pedidos, en tránsito y disponibles de inmediato, (c) dicho encargado de inventarios encontrará una disparidad entre el conteo de estante y el registro. Así podría llegar a hacer ajustes incorrectos. £1 Código Único de Comercio de los Estados Unidos gobierna la transferencia de títulos de propiedad sobre los productos. Dicho código ha sido adoptado por la mayoría de los estados, y su Artículo 2 cubre la venta de mercancías.

Tipos de artículos de inventario - IV

Tipos de artículos de inventario - III

Tipos de artículos de inventario - II

• Inventario de amortiguación /seguridad: Este tipo de inventario puede servir varios propósitos, como por ejemplo: 

- compensar las incertidumbres de la oferta y la demanda. 

- "disociar" y separar las diferentes partes de una operación, de manera que puedan funcionar de manera independiente. Ver el Documento 1-1. 

• Inventario de anticipación: Comprende el inventario que se produce en previsión de una temporada que se acerca, como por ejemplo el de chocolates de lujo antes del Día de la Madre o el Día del Amor y la Amistad. No venderlas en el período previsto sería desastroso porque quedaría una considerable cantidad de existencias, más allá de su vida prevista en los estantes. 

• Inventario en tránsito: Es el inventario en camino de un lugar a otro. Podría aducirse que los productos que se trasladan en el interior de una instalación son inventario en tránsito; sin embargo, el significado común del concepto hace referencia a artículos que están dentro del canal de distribución hacia o desde usted o se encuentran en camino desde sus instalaciones hacia el cliente.

Tipos de artículos de inventario - I

Básicamente, los inventarios se dividen en las categorías generales de materias primas, productos terminados y productos en proceso. Recuerde:

• Materias primas: Se utilizan para producir artículos parcia- les o productos terminados. 

• Productos terminados: Son productos listos para su venta a los clientes. También se utilizan para ajustar la producción a la demanda, predecible o impredecible del mercado. Por ejemplo, un fabricante de juguetes puede completar una provisión a lo largo del año para atender las ventas predeciblemente mayores de la temporada de diciembre. 

• Productos en proceso: Se considera que los artículos son pro ductos en proceso durante el tiempo en que las materias primas se convierten en productos parciales, subensamblajes y productos terminados. Los productos en proceso se deben mantener en el mínimo nivel posible. Se acumulan por demoras en el trabajo, tiempos prolongados de movilización entre operaciones y generación de cuellos de botella.

Deben considerarse otras categorías de inventario desde el punto de vista funcional: 

• Artículos de consumo: Las bombillas, las toallas de manos, el papel para computadora y para fotocopiadora, los folletos, las cintas, los sobres, los materiales de limpieza, los lubricantes, los fertilizantes, la pintura, los elementos de empaque, y cosas por el estilo, se emplean en muchas operaciones. Con frecuencia se les trata como materias primas. 

• Artículos para servicio, reparación, reemplazo y repuesto: Son artículos de postventa que se utilizan para "mantener las cosas en marcha". En tanto una máquina o aparato de cualquier tipo se siga usando (en el mercado) y necesite servicio y reparación en el futuro, nunca será obsoleto. Los artículos para servicio y reparación no deben tratarse como productos terminados a la hora de pronosticar las cantidades de las existencias normales. Los niveles cuantitativos de los artículos para servicio y reparación deben basarse en consideraciones tales como los programas de mantenimiento preventivo, los índices de falla previs tos y la vida útil de los diversos elementos de los equipos. 

Por ejemplo, si una organización optara por reemplazar sus tubos fluorescentes solamente en la medida en que fuere indispensable, necesitaría tener disponible una mayor provisión de tales luces en todo momento. Por el contrario, si la misma compañía cambiara las luces de todos sus balastos una vez al año, compraría una gran cantidad de tubos una vez y sólo mantendría una pequeña provisión a mano de manera permanente. Teniendo en cuenta que los artículos para servicio y reparación nunca son "obsoletos" ni están "muertos" hasta tanto el equipo o aparato para el cual se van a utilizar se mantenga en servicio, tales artículos no deben incluirse al calcular los niveles de existencias muertas. Ver el capítulo 2.

Propósito de los inventarios

¿Para qué se necesitan los inventarios? Corno se verá más adelante, en un ambiente manufacturero justo a tiempo, el inventario se considera un desperdicio. Sin embargo, si la organización tiene dificultades en su flujo de caja o carece de control sólido sobre (i) la transferencia de información electrónica entre los departamentos y los proveedores importantes, (ii) los plazos de entrega y (iii) la calidad de los materiales que recibe, llevar inventario desempeña papeles importantes. Entre las razones más importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan: 

 • Capacidad de predicción: Con el fin de planear la capacidad y establecer un cronograma de producción, es necesario controlar cuánta materia prima, cuántas piezas y cuántos subensamblajes se procesan en un momento dado. El inventario debe mantener el equilibrio entre lo que se necesita y lo que se procesa. 

• Fluctuaciones en la demanda: Una reserva de inventario a la mano supone protección: No siempre se sabe cuánto va a necesitarse en un momento dado, pero aun así debe satisfacerse a tiempo la demanda de los clientes o de la producción. Si puede verse cómo actúan los clientes en la cadena de suministro, las sorpresas en las fluctuaciones de la demanda se mantienen al mínimo. 

• Inestabilidad del suministro: El inventario protege de la falta de confiabilidad de los proveedores o cuando escasea un artículo y es difícil asegurar una provisión constante. En lo posible, los proveedores de baja confiabilidad deben rehabilitarse a través del diálogo, o de lo contrario deberán reemplazarse. La rehabilitación se puede lograr por medio de pedidos de compra maestros, con tiempos preestablecidos de suministro de productos. sanciones en precio o plazos de pago por incumplimiento, una mejor comunicación verbal y electrónica entre las partes, etc. El efecto de ello será una reducción de las necesidades de inventario a mano.

• Protección de precios: La compra acertada de inventario en los momentos adecuados ayuda a evitar el impacto de la inflación de costos. Obsérvese que contratar para asegurar el precio no exige necesariamente recibir la mercancía en el momento de la compra. Muchos proveedores prefieren hacer envíos periódicos en lugar de despachar de una vez el suministro completo para un año. de una unidad particular de existencias. (Nota: En inglés se emplea el acrónimo SKU, formado de las palabras stockkeeping unit, como término común en el mundo de los inventarios. Por lo general se aplica a un identificador numérico o alfanumérico específico de un artículo específico. En este libro se utiliza tanto la expresión "unidad de existencias" como la sigla inglesa SKU). 

• Descuentos por cantidad: Con frecuencia se ofrecen descuentos cuando se compra en cantidades grandes en lugar de pequeñas. 

• Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de un artículo, pero con menor frecuencia, los costos de pedido son menores que si se compra en pequeñas cantidades una y otra vez (sin embargo, los costos de mantener un artículo por un período de tiempo mayor serán más altos).Ver el, Conceptos de planeamiento y reabastecimiento. Con el fin de controlar los costos de pedido y asegurar precios favorables, muchas organizaciones expiden órdenes de compra globales acopladas con fechas periódicas de salida y recepción de las unidades de existencias pedidas.

Costos de inventario

Los inventarios traen consigo una serie de costos. Pueden formar parte de estos costos los siguientes: 

• Dinero

• Espacio 

• Mano de obra para recibir, controlar la calidad, guardar, retirar, seleccionar, empacar, enviar y responsabilizarse 

• Deterioro, daño y obsolescencia 

• Hurto 

Por lo general, los costos de inventario se clasifican como costos de pedido y costos de almacenaje. Los costos de pedido, o adquisición, se producen independientemente del valor real de las mercancías. Tales costos comprenden los salarios de quienes compran el producto, los costos de despacho, etc. Un completo examen de los costos de pedido se encuentra en el capítulo 5, Conceptos de planeamiento y reabastecimietito. Los costos de llevar inventario se tratan en detalle en el capítulo 2, El inventario como dinero. 

Como se analiza en el capítulo 2, los costos de almacenaje comprenden los costos del capital inmovilizado en el inventario (el costo de oportunidad del dinero1), los costos de almacenamiento, por ejemplo el alquiler, y los costos de manejo del producto, entre ellos los del equipo, el personal de bodegas y de mantenimiento de existencias, las pérdidas o desperdicios de existencias, los impuestos, etc. 

Como se establece en el capítulo 5, los costos de adquisición o pedido se generan independientemente del valor real de las mercancías. Entre estos costos se incluyen los salarios de los compradores de producto, los costos de despacho del inventario, etc.

Inventarios: ¿Quién los necesita?

Todas las organizaciones mantienen inventarios. Los inventarios de una compañía están constituidos por sus materias primas, sus productos en proceso, los suministros que utiliza en sus operaciones y los productos terminados.

Un inventario puede ser algo tan elemental como una botella de limpiador de vidrios empleada como parte del programa de mantenimiento de un edificio, o algo más complejo, como una combinación de inaterias primas y subensamblajes que forman parte de un proceso de manufactura.

Introducción

El objetivo de este capítulo es procurar al lector una comprensión básica de la naturaleza del inventario tanto como elemento tangible y físico mantenido dentro de una instalación ("vida real"o"conteo de estante") como elemento intangible que existe en los registros de una compañía ("vida en el papel" o "conteo en registros"). Puesto que con frecuencia se toman decisiones sobre compras, ventas, servicio al cliente, planeamiento de producción y otras sobre la base de si un artículo figura como parte de las existencias de Muerdo con los registros, la vida en el papel de un artículo puede ser tan importante como su vida real.