Direcciones de localización e identificadores de unidades de existencias - II

Si se incorporan los elementos mencionados en los sistemas de inventario, puede esperarse: 

• Reducir los costos de mano de obra relacionados con el tiempo de búsqueda de los productos. Tales ahorros de tiempo se ponen de manifiesto no sólo al buscar un artículo individual, sino también, de manera más decisiva, cuando el producto se sitúa en localizaciones múltiples y no especificadas. 

• Reducir los costos de mano de obra asociados con la búsqueda de localizaciones de almacenamiento adecuadas. 

• Eliminar la compra innecesaria de artículos que ya están en las instalaciones pero no se encuentran cuando se les necesita. 

• Seleccionar de modo correcto las unidades de existencias en el momento de procesar los pedidos. 

• Seleccionar de modo correcto los tamaños de los paquetes al procesar los pedidos. Todo lo anterior lleva a un seguimiento más preciso del inventario, una menor pérdida de tiempo al corregir errores, y un aumento en la satisfacción del cliente.

Direcciones de localización e identificadores de unidades de existencias - I

Importancia Sencillamente no es posible controlar aquello que no se puede encontrar. Los siguientes factores son fundamentales para el éxito de los sistemas de inventario: 

• Marcas de identificación suficientes y adecuadas en las SKU, incluso el número de la unidad y la unidad de medida en el inventario. Tales marcas permiten a un trabajador identificar los artículos con rapidez y facilidad, sin tener que leer y traducir descripciones de producto o confusas denominaciones de tamaño en los empaques. Dicha facilidad de reconocimiento disminuye los errores y el tiempo que se necesita, ya sea para seleccionar o para guardar las existencias. 

• Marcas de identificación suficientes y adecuadas en las localizaciones de cajón, puesto, piso, anaquel, gaveta, estante. Así como las direcciones de las casas, las direcciones de localización específica en la sala de inventarios permiten encontrar con rapidez la SKU "inquilina" o "propietaria" que se busca. 

• Procedimientos que vinculen una SKU específica con la localización en que se encuentra en un momento dado. ¿Cómo sabe la oficina de correos a dónde enviar la correspondencia de alguien después de que esta persona se ha mudado? Obviamente, la persona que ha cambiado de vivienda debe diligenciar un formulario de cambio de dirección. Casi de la misma manera, debe establecerse un procedimiento que indique al sistema dónde reside un producto, y si se muda, adonde. 

• Procedimientos que vinculen una SKU individual con localizaciones múltiples en las cuales se almacena. Si se tienen dos viviendas, se comunican ambas direcciones a los amigos. Los amigos entonces ponen dicha información junta en sus libretas de direcciones. Debe hacerse lo mismo con los productos que residen en dos o nús localizaciones dentro del edificio o de la bodega.
• Un sistema para hacer el seguimiento de los artículos de modo oportuno, a medida que cambian de localización. Cualquiera que sea la forma del formulario de "cambio de dirección", debe llenarse y procesarse con prontitud.
• Publicidad en los empaques que no oculte los códigos de identificación de las SKU.
• Uso de sistemas de marcación sencillos, fáciles de leer y comprender. Deben evitarse los sistemas de marcación complicados, difíciles de leer, comprender, recordar, o que conduzcan a transposiciones numéricas. Por ejemplo, marcas como "12/24 onzas" o "24/12 onzas", son códigos cuantitativos que describen la cantidad y tamaño de los empaques internos. No obstante, tales números son fáciles de invertir o transponer, y no se enrienden de manera intuitiva.

Consideraciones especiales

Las características de un producto pueden obligar a recibirlo, almacenarlo, recogerlo o embarcarlo de un modo particular. El producto puede ser en extremo pesado o ligero, tóxico o inflamable, congelado, de una forma extraña, etc. Incluso en el caso de artículos que necesitan un manejo o almacenamiento especial, como los alimentos congelados que se conservan en un congelador.se pueden y se deben aplicar los conceptos de estratificación de inventario y agrupación por familias para garantizar una distribución de inventario eficiente. al chronionv Dr

Agrupación por familias - III

Uso simultáneo de la estratificación de inventario y la agrupación por familias 

En muchos casos se puede lograr la ubicación eficaz de los artí- culos al combinar el enfoque de la estratificación de inventario con la agrupación por familias. Supóngase, por ejemplo, que el personal que procesa los pedidos se desplaza por un pasillo principal, pasa a los pasillos de recolección para seleccionar los artículos y luego regresa al pasillo principal para continuar con su trabajo. Supóngase, también, que existen 12 marcas de fantasías, todas las cuales se almacenan en la misma área para efectos de la agrupación por familias. La Ley de Pareto indica que no todas las marcas de fantasías serán igualmente populares. 

En consecuencia, al utilizar en conjunción los conceptos de estratificación de inventario y agrupación por familias, las marcas más populares de fantasías estarán situadas más cerca al pasillo principal y las menos populares, más lejos. El resultado final será una distribución general más eficiente.

Agrupación por familias - II

Documento 3-13 Efecto práctico de un cambio en la organización del inventario 

Si un cambio en los procedimientos, distribución, diseño del producto, trabajo de oficina o cualquier otro factor ahorra 30 segundos cada cinco minutos, ¿cuánto tiempo se ahorrará cada día?

Pros - Agrupación por familias 

• Facilidad para el almacenamiento y la recolección, con empleo de técnicas y equipos similares. 

• Facilidad para reconocer las agrupaciones de productos. 

• Facilidad para utilizar sistemas de localización por zonas. 

Contras - Agrupación por familias 

• Algunos artículos son tan semejantes que se sustituyen unos por otros, como las piezas electrónicas. • Peligro de situar adecuadamente un artículo activo cerca de su punto de uso pero consumir espacio valioso cerca de dicha área al alojar artículos "de la familia" mucho menos activos con sus parientes más populares. 

• Peligro de alojar un producto activo con sus parientes inactivos, lejos del punto de uso de las unidades de existencias más populares, todo por mantener juntos los artículos semejantes. • Un artículo puede emplearse en más de una familia.

Agrupación por familias - I

La agrupación por familias o productos semejantes es una alternativa al enfoque A-B-C. Este enfoque de ubicación sitúa jun tos los artículos de características similares. En teoría, las características semejantes llevarán a la agrupación natural de los artículos, los cuales serán recibidos, almacenados, recogidos o embarcados juntos. 

Las agrupaciones pueden basarse en lo siguiente: 

• Características semejantes: canicas con canicas, tuercas con tuercas, oropeles con oropeles. 

• Artículos que por lo regular se venden juntos: piezas necesarias para sincronizar un automóvil. 

• Artículos que por lo regular se usan juntos: cintas con gafas deportivas. 

Documento 3-12 Ahorro de tiempo en Id razón descarga/carga Suposiciones: 

• Se trae y se almacena una caja de papel para fotoco-piadora • La caja connene 10 resmas • Sólo se usa una resma de papel a la vez

Estratificación de inventario - VI

• G. Éste es el primer aspecto de la Ley de Pareto. Muestra el porcentaje de cada uno de los artículos en comparación con el total de ellos. En otras palabras, 3 es el 1 por ciento de 300. La Columna G se deriva dividiendo cada una de las casillas de la Columna A por el último número de esta misma columna; en otras palabras, el primer valor de la Columna G (0,3 por cien- to) resulta de dividir la primera casilla de la Columna A (1) por la última casilla de la misma columna (300). El valor que se halla en la segunda casilla de la Columna G resulta de dividir la cantidad que aparece en la segunda casilla de la Columna A (2) por la última casilla de la misma columna (300), y así sucesivamente. 

• Luego de crear la tibia, se observan las Columnas F y G y se decide dónde se desea situar el corte de las categorías A, B y C. Entonces los productos se dispondrán de acuerdo con la categoría en la cual se encuentren. 

• El Apéndice B presenta las fórmulas necesarias para crear una matriz para 300 unidades de existencias en Microsoft Excel®. 

Utilización de la razón descarga/carga de las unidades de existencias 

Es posible alcanzar una eficiencia aún mayor en el control físico de inventarios al situar los artículos que se encuentran en las zonas A-B-C de acuerdo con la razón de descarga a carga de las respectivas unidades de existencias. 

La razón de descarga a carga muestra el número de viajes que es necesario realizar para llevar un artículo a una localización de almacenamiento, en comparación con el número de viajes que requiere transportarlo de un punto de almacenamiento al punto de uso. Si fuera necesario un viaje para entrar y almacenar una caja de un producto, pero se precisaran diez viajes para realmente llevar su contenido al punto de uso, la razón descarga/carga sería de 1 a 10 (1:10). Pueden lograrse reducciones considerables en los tiempos de manejo mediante la aplicación de este principio.Ver el Documento 3-12. Mientras más cercana sea la razón descarga/carga a 1:1, menos importará dónde se almacene un artículo en una zona A-B-C, por cuanto el tiempo de viaje es el mismo en cualquiera de las localizaciones de almacenamiento. 

Mientras más aumente la razón, más importante será colocar el artículo en cercanías de su punto de uso. Suponiendo siete horas de trabajo productivo en un turno de ocho horas, una reducción incluso de 30 segundos en el tiempo de viaje cada cinco minutos dará como resultado un ahorro de tiempo de 42 minutos. Ver el Documento 3-13.

Estratificación de inventario - V

• La Columna E muestra el total acumulado de la Columna D. 

Con el fin de derivar el valor porcentual de cierto número de artículos en comparación con el valor de todos los artículos, es necesario establecer tal valor global, así como el valor que pueda poseer cualquier número dado de artículos sumados. Esto es lo que hace la Columna E. Nótese que la primera casilla de la Columna E muestra lo mismo que la primera casilla de la Columna D. Nótese también que la suma de las dos primeras casillas de la Columna D da como resultado la segunda casilla de la Columna E. La suma de las tres primeras casillas de la Columna D es igual a la tercera casilla de la Columna E. La suma de las primeras 17 casillas de la Columna D da como resultado el dato de la casilla 17 de la Columna E, y así sucesivamente. El dato que aparece en la casilla 3(X) de la Columna E muestra el valor de uso sumado de todos los 300 artículos. La información de cualquier casilla dada de la Columna E muestra el valor de todas las unidades de existencias anteriores, sumado al valor de esa casilla específica. 

• F. Este es el segundo aspecto de la Ley de Pareto. 

Muestra el valor porcentual que tiene un grupo de artículos cuando se compara con el valor total de todos los artículos. La Columna F se obtiene al dividir cada una de las casillas de la Columna E por el último valor de dicha columna. En otras palabras, el primer valor de la Columna F (6,3 por ciento) resulta de dividir la primera casilla de la Columna E (8.673) por la última casilla de la misma columna (138.134). El valor que se halla en la segunda casilla de la Columna F se deriva de dividir la cantidad que figura en la segunda casilla de la Columna E (15.643) por la última casilla de la misma columna (138.134), y así sucesivamente. Utilizando terminología aritmética, cada casilla de la Columna E actúa como numerador, la última casilla de la Columna E es el denominador, y el cociente se encuentra en la Columna F.

Estratificación de inventario - IV

Creación de la matriz 

• La mayoría de los programas de software contiene un módulo generador de informes que permite extraer de la base de datos general una diversidad de campos de información, tales como identifícadores de unidades de existencias, descripciones y cantidades, y grabarlos en un archivo formateado de manera genérica (archivo ASCII)'. Dicha información puede luego exportarse a alguno de los programas de hoja de cálculo más comunes, como Excel® o Lotus®. En lugar de acometer la tarea de digitar los datos necesarios para ingresar la información que se halla en las columnas B, C y D, debe utilizarse el genera- dor de informes para obtener dicha información y luego exportarla a una hoja de cálculo. 

• La Columna A muestra el número de unidades de existencias que se analizan. Está organizada en secuencia numérica ascendente (1,2,3...). 

• La Columna B muestra los identifícadores o números de las SKU. 

• La Columna C muestra la descripción de las SKU. 

• La Columna D muestra la cantidad del uso anual de las SKU. 

En un ambiente minorista o de distribución, donde los inventarios están compuestos por productos terminados, la Columna D contendrá las cantidades usadas en los 12 meses inmediatamente anteriores. Esto se basa en la regla general según la cual las líneas de producto permanecerán relativamente sin cambio durante los 12 meses siguientes. Las tasas de uso de los 12 meses inmediatamente anteriores mostrarán todas las tendencias con respecto a los productos, y son más oportunas que utilizar las tasas del año calendario inmediatamente anterior. En un ambiente manufacturero es posible que las materias primas, las partes y los subensamblajes utilizados durante los últimos 12 meses no se necesiten durante los 12 meses siguientes.

Por consiguiente, los datos de la Columna D deben derivarse del programa maestro de producción (la proyección de qué se va a elaborar y en qué cantidades). Luego de establecerse qué se va a elaborar y en qué cantidades, se examinará la lista de materiales, el listado de todas las piezas y partes que realmente formarán parte de los artículos que van a fabricarse. Los datos necesarios para la Columna D se determinan multiplicando los artículos respectivos en la lista de materiales por la cantidad de artículos que van a elaborarse. La Columna D se organiza en orden descendente, con los artículos de mayor uso puestos en la parte superior, y el artículo más inactivo en la parte inferior. La Columna D es el campo de ordenamiento. No obstante, si se ordenara, la información contenida en ella se disociaría de las unidades de existencias que representan los datos, información que se muestra en las Columnas B y C. Por lo tanto, la gama de ordenamiento comprende a las columnas B, C y D, de manera que toda la información relacionada se ordena junta.

Estratificación de inventario - III

Documento 3-11 Categorización para la ubicación de los artículos por popularidad*

Estratificación de inventario - II

Lo que muestra la matriz 

• La Columna A es simplemente un listado secuencial del número de unidades de existencias que forman la población total. En el ejemplo hay 300 artículos. Si una organización tuviera 2.300 unidades de existencias, la Columna A de su matriz terminaría en la casilla 2.300. 

• Recuérdese que la Ley de Pareto comprende dos componentes. El primer componente se refiere al porcentaje que un grupo de artículos representa sobre el total de los artículos, y el segundo componente corresponde al valor porcentual que tiene el mismo grupo de artículos si se compara con el valor combinado de todos los artículos. La Columna G muestra el primer aspecto. Por ejemplo, 30 artículos representan el 10 por ciento de 300. Por lo tanto, la Columna G, Casilla 30, muestra el 10 por ciento de todos los 300 artículos. La Columna F muestra el segundo aspecto. Por ejemplo, los tres primeros artículos (Casillas 1,2 y 3) de la Columna A tienen un valor combinado (tasa de uso) de 15,5 por ciento. Ese 15,5 por ciento se muestra en la Casilla 3 de la Columna F (cómo se llega al 15,5 por ciento se explica más adelante en "Creación de la matriz"). 

• Después de crear la matriz, una revisión de la Columna F conduce a decisiones con respecto a dónde debe estar el corte para cada categoría (A-B-C). No existe regla general. La decisión es de sentido común, intuitiva. En el Documento 3-11, parece indicado hacer el corte de la categoría A en el número 19, puesto que 19 de los artículos representan casi el 50 por ciento del valor total de ellos (ver Casilla 19, Columna F). Podría ser igualmente apropiado hacer el corte en la Casilla 20, Columna F, que muestra un 50,9 por ciento.

Estratificación de inventario - I

La estratificación de inventario comprende dos partes: 

• Categorización A-B-C de las unidades de existencias. 

• Utilización de la razón descarga/carga de las unidades de existencias. 

  Categorización A-B-C 

Este enfoque sobre ubicación de artículos se basa en la "Ley de Pareto". En 1907, el sociólogo y economista italiano Viltredo Pareto (1848-1923) expresó su creencia de que en Italia entre el 80 y el 85 por ciento del dinero lo tenía sólo entre el 15 y el 20 por ciento de la población del país. Al grupo pequeño y rico lo denominó "minoría vital" y a todos los demás "mayoría trivial". Con el tiempo se conoció a esto como la "Regla 80-20" o Ley de Pareto. 

El concepto representa la proposición de que, dentro de una población de cosas dada, aproximadamente el 20 por ciento de ellas tiene concentrado el 80 por ciento del "valor" de todos los artículos, y que el restante 80 por ciento solamente concentra el 20 por ciento del valor total de los artículos. "Valor" puede definirse de diversas maneras. 

Por ejemplo, si el criterio es el dinero, el 20 por ciento de todos los artículos representa el 80 por ciento del valor en dólares de todos los artículos. Si el criterio es la tasa de uso, el 20 por ciento de todos los artículos representa el 80 por ciento de los artículos usados o vendidos con mayor frecuencia. 

De modo correspondiente, para asegurar un control eficiente del inventario físico, si se utiliza como criterio la popularidad (frecuencia de llegada y utilización en el interior de las instalaciones), en general la localización más productiva de cada artículo es la posición de almacenamiento más cercana al punto de uso de dicho artículo. 

Las unidades de existencias se dividen en categorías A-B-C, donde la "A" representa los artículos más populares y de uso más frecuente (la "minoría vital"), la "B" representa los siguientes más activos, y la "C"los de movimiento más lento.La provisión de productos a clientes externos suele ser el principal objetivo de un ambiente de distribución. Por consiguiente, el punto de uso sería la plataforma de embarque, con la asignación de las unidades de existencias a la manera en que se muestra en el Documento 3-10. 

En un ambiente manufacture- ro las estaciones de trabajo serían los puntos de uso, con las materias primas más activas y requeridas con mayor frecuencia situadas muy próximas a ellas. Con el fin de dividir un inventario en categorías A-B-C, es necesario crear una matriz ordenada, que presente todas las unidades de existencias en orden de importancia descendente y permita calcular aquellos artículos que representen la mayor concentración de valor. El Documento 3-11 muestra una selección de casillas del listado completo de unidades de existencias presentadas en el Apéndice A. Antes de intentar entender cómo está construida la matriz en términos matemáticos, debe explorarse la información que presenta. A menos que se indique otra cosa, siempre se hace referencia al Documento 3-11.

Teorías comunes sobre ubicación de artículos

Los sistemas de localización proporcionan una visión amplia del sitio donde se encuentran las unidades de existencias en el interior de una instalación. El control físico del inventario mejora si se restringe el foco sobre la manera en que los productos deben disponerse dentro de un sistema de localización particular. 

Como en los sistemas de localización, las teorías sobre ubicación de artículos (en qué posición física debe estar un artículo o una categoría de artículos específicos) reciben diversos nombres tanto en la literatura de texto como en la comercial. Cualquiera que sea el nombre, la mayoría de los enfoques corresponden a alguno de los tres conceptos siguientes: estratificación de inventario, agrupación por familias y consideraciones especiales.

Sistemas combinados - II

Los artículos aleatorios se almacenaron de acuerdo con la regla general de que el espacio aleatorio debe planificarse para la cantidad promedio esperada en un área durante un período de tiempo definido. En este caso el período de tiempo era de un año. 

Escenario dos. La empresa Charmax es fabricante de productos electrónicos por el sistema de job shop (contratos de fabricación única). Elabora artículos por pedido especial, y suele hacer sólo una producción, que nunca se repite, de un determinado artículo. 

Por consiguiente, es posible que algunos inventarios de materias primas necesarias para una producción dada jamás se vuelvan a requerir en el futuro. Sin embargo, la compañía utiliza muchas piezas electrónicas comunes tales como resistencias, transistores y soldadura en la mayor parte de los ensamblajes finales que produce. Su planta física es muy pequeña. Charmax revisa con cuidado su programa maestro de producción, con el fin de establecer en qué momento se producen los diversos subensamblajes y ensamblajes finales. 

Luego analiza su lista de materiales (componentes ingredientes) para aquéllos, y hace el pedido de artículos lo más específico posible, para que éstos le sean entregados justo a tiempo. Con esto mantiene reducida la cantidad de inventario 110 habitual que conserva en su local en un momento dado. 

Charmax establece entonces posiciones fijas para el inventario de trabajo, tanto para el utilizado en los pedidos especiales como para los artículos habituales empleados durante un ciclo de producción cerca de las estaciones de trabajo. Si el inventario de trabajo consume demasiado espacio en torno a un área de trabajo, el inventario de trabajo de reserva se sitúa en localizaciones zonificadas cercanas a las estaciones de trabajo. 

Los productos de uso regular y general, como las resistencias y transistores, se almacenan en orden aleatorio. Este sistema de localización combinada, compuesto de almacenamiento fijo, zonificado y aleatorio para el inventario de trabajo, el inventario de trabajo de reserva y el inventario general, permite a Charmax maximizar el uso del espacio en cualquier momento dado.

Sistemas combinados - I

Concepto básico - Sistemas combinados 

Los sistemas combinados proporcionan la posibilidad de asignar localizaciones específicas a aquellos artículos que exigen consideraciones especiales, mientras que la mayor parte de la mezcla de productos se sitúa de manera aleatoria. Muy pocos sistemas son puramente fijos o puramente aleatorios. En términos conceptuales, se trata de aprovechar las mejo- res características de los sistemas fijos y aleatorios. Esto se logra al asignar lugares fijos sólo a artículos seleccionados, pero no a todos. 

Por consiguiente, sólo debe planificarse el espacio máximo exigido por los artículos seleccionados, en lugar del necesa rio para la totalidad de los artículos. Para los artículos que no tienen sitio fijo, se puede planificar teniendo en cuenta las cantidades promedio que se espera tener diariamente y de modo continuado. Así, el sistema fijo se emplea para los artículos seleccionados y el sistema aleatorio para todo lo demás. Una aplicación común de un sistema combinado se presenta allí donde ciertos artículos que constituyen el producto o la materia prima básica de una organización deben situarse lo más cerca posible a un área de empaque o de embarque, o a una zona de manufactura. A ules artículos se les asignan posiciones fijas, mientras el resto de los productos se sitúa de modo aleatorio en otros lugares. Ver el Documento 3-9, que presenta escenarios típicos para la utilización de un sistema de localización combinada. 

Documento 3-9 Escenarios típicos con sistemas combinados de localización 

Escenario uno. Alimentos Barash ha decidido agilizar el procesamiento de los pedidos, cambiando la localización de los productos en relación con la plataforma de embarque. Primero estableció cuál era el 15 a 20 por ciento de sus productos que aparecía en el 80 por ciento de sus pedidos (ver Categorización A-B-C más adelante en este capítulo, para una explicación del concepto de la Ley 80/20 de Pareto).

A dichos artículos se les asignarían posiciones fijas cercanas al punto de uso (plataforma de embarque), mientras que los artículos que se encontraban en el 20 por ciento restante de los pedidos se almacenarían de modo aleatorio. Barash tenía que establecer si dichos lugares fijos serían suficientes para contener el ciento por ciento del espacio cúbico necesario para dar cabida al respectivo producto si la máxima cantidad de él estuviera en las instalaciones en un momento dado del año. La compañía decidió que no podía  destinar tanta cantidad de espacio por producto en el área limitada cercana al punto de uso.
Por consiguiente, optó por considerar sólo el ciento por ciento del espacio necesario para una semana de movimiento de productos para las unidades de existencias de localización fija. En otras palabras, mientras aún seguía la regla del sistema de localización fija según la cual debe existir espacio para el ciento por ciento del espacio cúbico exigido por la cantidad máxima de cada artículo esperado durante un período de tiempo dado, mantenía bajo control tanto el espacio como la cantidad al abreviar el tiempo.

Sistemas de localización aleatoria - II

Pros - Sistemas de localización aleatoria 

• Maximización del espacio. 

• Control sobre la ubicación de todos los artículos en un momento dado. 

Contras - Sistemas de localización aleatoria 

• Es necesaria la actualización constante de la información para determinar dónde se encuentra cada artículo en un momento dado. La actualización debe realizarse mediante el registro manual en papel, el escáner de los códigos de barras, o la actualización intensiva mediante anotación de datos.Ver la sección sobre actualización de la información de los movimientos de producto, al final de este capítulo. 

• Pueden hacerse innecesariamente complicados si la organización tiene un número pequeño de unidades de existencias. 

Básicamente, los sistemas de localización aleatoria obligan a efectuar concesiones entre la maximización del espacio y la minimización de la administración.

Sistemas de localización aleatoria - I

Concepto básico - Sistemas de localización aleatoria 

En un sistema aleatorio, nada tiene un lugar fijo, pero se sabe dónde está todo. Los sistemas de localización aleatoria puros permiten inaximizar el espacio por cuanto ningún artículo nene una ubicación fija y puede situarse dondequiera que exista espacio. Esto da la posibilidad de que las SKU se sitúen encima o al frente unas de otras, y de que una multiplicidad de artículos ocupe un mismo cajón, puesto, posición o anaquel.
La principal característica de un sistema de localización aleatoria, y que lo hace diferente del sistema de memoria, es que cada identificador de unidades de existencias está ligado a la dirección de localización donde se encuentre, mientras permanezca allí. En otras palabras, los sistemas de memoria no atan nada con nada, excepto en la mente del encargado de los inventarios. Los sistemas aleatorios tienen la flexibilidad de los sistemas de memoria, unida al control de los sistemas fijos o de zonificación. En esencia, un artículo puede situarse en cualquier lugar, siempre y cuando su localización se anote con precisión en una base de datos de computadora o en un sistema manual de tarjetas. Cuando el artículo se mueve, se elimina de la respectiva localización. Por consiguiente, la dirección de una unidad de existencias es la localización donde se encuentra mientras permanezca allí.

Impacto sobre el espacio físico - Sistemas de localización aleatoria 

Debido a que los artículos pueden situarse dondequiera exista espacio para ellos, los sistemas de localización aleatoria aseguran el mejor uso del espacio y la máxima flexibilidad, y al mismo tiempo permiten también mantener el control sobre dónde puede encontrarse un artículo.

El planeamiento del espacio en un sistema de localización aleatoria se basa por lo general en el espacio cúbico que se necesita para el número promedio de unidades de existencias a mano en un momento dado. Por consiguiente, al planificar las exigencias de espacio en un sistema de localización aleatoria, es preciso establecer en los registros los niveles promedio de inventario y los productos generalmente presentes dentro del mencionado promedio. Al multiplicar el número de metros cúbicos de cada uno de los artículos por la cantidad de ellos que usualmente se tiene a mano es posible determinar el espacio requerido. Ver el Documento 3-8.

Contras - Sistemas de zonificación

• No siempre se requiere la zonificación para el manejo eficiente de los productos. Es posible que se aumente innecesariamente la complejidad administrativa al utilizar la zonificación. 

• La zonificación puede contribuir al efecto panal. 

• La zonificación exige la actualización de la información sobre el movimiento de las existencias. Básicamente, la zonificación permite el control de la distribución de los artículos sobre la base de las características que el encargado de los inventarios considere importantes.

Pros - Sistemas de zonificación

• Permite el aislamiento de las SKU de acuerdo con características tales como el tamaño, la variedad, su carácter inflamable, su toxicidad, el peso, el control de lotes, las marcas privadas y otros aspectos. • Permite flexibilidad en el movimiento rápido de artículos de una zona a otra, o en la creación eficiente de zonas diferentes. 

• Permite la adición de SKU dentro de una misma zona (en contraste con el sistema fijo) sin tener que mover cantidades significativas de productos o crear espacio dentro de una localización asignada o dentro de un grupo de artículos numerados de modo secuencial. Así mismo, no supone la desintegración de un espacio si se elimina un artículo. 

• Permite flexibilidad en el planeamiento. Los artículos se asignan a una zona general sin que tengan una posición específica en la que deban permanecer. Esto no exige planificar al ciento por ciento el espacio cúbico que ocupa cada artículo.

Impacto sobre el espacio físico — Sistemas de bonificación

Como en los sistemas de localización dedicada (véase Impacto sobre el espacio físico - Sistemas de localización fija en páginas anteriores), mientras más se controle de manera rigurosa dónde se va a almacenar un objeto en particular, mayor será la contribución al efecto panal o a la necesidad de planificar teniendo en mente cantidades máximas. 

Documento 3-7 Ejemplos de distribución en un sistema de zonificación 

1. Zonas naturales determinadas por la naturaleza del producto

2. Zonas determinadas por la asignación de tipos relacionados de unidades de existencias a áreas específicas

Sistemas de zonificación

Concepto básico — Sistemas de zonificación La zonificación se relaciona con las características de los artículos. Al igual que en un sistema fijo, solamente podrán estar en un área específica los artículos que comparten determinadas características. Los que tienen atributos diferentes tendrán que almacenarse en una zona diferente. Las características de una unidad de existencias harán que el artículo se sitúe dentro de cierta área del depósito o en un nivel específico dentro de una sección de estantería o de anaqueles. Ver el Documento 3-7. Por ejemplo, las SKU con formas irregulares pueden situarse en los niveles más bajos para facilitar su manejo, o bien todos los artículos que exigen el uso de montacargas para depositarlos o recogerlos pueden localizarse en un área determinada y sobre plataformas. 

Documento 3-6 Control de las operaciones de atención de órdenes mediante la disposición específica de artículos 

Escenario uno. La compañía Shawn Michael Irish Linens tiene dos secciones escogidas de estantería en las cuales sitúa productos de manera aleatoria. Dicha organización utiliza el método de pedido completo para el procesamiento de las órdenes, en el cual un solo recolector retira, para toda la orden, cada uno de los artículos que se encuentran en la papeleta de recolección u orden de trabajo, reuniéndolos a medida que el recolector se desplaza de un sitio de almacenamiento a otro. No se ha diseñado ningún plan para la localización de los artículos. En consecuencia, los objetos pesados, que deben recogerse primero, están entremezclados con artículos ligeros, rompibles, que deben seleccionarse de últimos. Además, las órdenes de trabajo o papeletas de recolección no muestran que las unidades de existencias deban recolectarse en ningún orden particular. El recolector debe recorrer los pasillos de arriba abajo tratando de tomar los productos con alguna apariencia de organización. Por lo tanto, un recorrido típico, donde los productos se localizan en las posiciones 1,5,10,11,15 y 20 puede verse así:

Si los productos estuvieran situados en posiciones designadas, donde los más pesados aparecen primero y los más ligeros de últimos, y si la papeleta de recolección fijara la ruta del recolector de modo secuencial, el recorrido se vería más parecido al siguiente:

Esta distribución y esta ruta disminuirán el tiempo de recorrido y permitirán el empleo eficiente de la mano de obra y la protección de los productos.

Sistemas de localización fija - IV

Pros - Sistemas de localización fija 

• Conocimiento inmediato de dónde se encuentran todos los artículos (esta característica del sistema reduce sustancialmente la confusión en cuanto a dónde "poner las cosas*'y "dónde encontrarlas", lo cual aumenta la eficiencia y la productividad, al disminuir los errores tanto al almacenar como en el momento de procesar las órdenes. 

Reduce el tiempo de capacitación de los empleados nuevos y los trabajadores temporales. Simplifica y acelera tanto la recepción como el reabastecimiento de existencias, por cuanto es posible generar instrucciones predeterminadas para ubicar los artículos. Permite trazar una ruta controlada para los encargados de procesar las órdenes. 

El Documento 3-6 proporciona un ejemplo de cómo un sistema de localización tija puede ayudar a una organización a procesar una orden con rapidez. Permite la disposición secuencial de los productos (por ejemplo, SKU 001,002,003, etc.). Permite un alto grado de control de lotes individuales, facilitando, si se desea, el control "FIFO" {primeros en entrar, primeros en salir). El control de lotes también se puede realizar mediante el sistema de localización aleatoria. No obstante, es posible realizar un control más sencillo y definitivo utilizando el concepto de localización dedicada. Permite situar los productos cerca del punto de su uso final. La ubicación de los productos se analiza en la sección "Teorías comunes sobre ubicación de artículos" en este capítulo. 

  Contras - Sistemas de localización fija 

• Contribuye al efecto panal en las áreas de almacenamiento. 

• El planeamiento espacial debe tener en cuenta el volumen cúbico total de todos los productos que podrían encontrarse en una instalación en un espacio definido de tiempo. 

• Los sistemas dedicados son hasta cierto punto inflexibles. Si se han dispuesto los productos por numeración secuencial y luego se añade una subparte o se elimina una unidad de existencias numerada, es necesario mover todos los productos para añadir las nuevas localizaciones o eliminar las que han quedado vacías. Básicamente, los sistemas de localización fija o dedicada permiten un alto grado de control sobre los artículos sin necesidad de actualizar constantemente los registros de localización. Dicho control debe ponerse en una balanza contra la cantidad de espacio tísico que exige este sistema.

Sistemas de localización fija - III

Sistemas de localización fija - II

El efecto panal es inevitable, dada la necesidad de escoger un sistema de localización, la forma de los productos y otros aspectos. La meta de una distribución cuidadosa es minimizar la frecuencia y la magnitud con que esto sucede. El efecto panal tiene ocurrencia de manera tanto horizontal (lado a lado) como vertical (arriba y abajo),lo cual resta tanto metros cuadrados como espacio cúbico. Ver el Documento 3-3. Existen dos métodos sencillos para establecer el nivel del efecto panal en las instalaciones. Uno es un simple análisis de proporciones y el otro se refiere al espacio cúbico. Ver los Documentos 3-4 y 3-5. 

El otro factor que hace que el sistema fijo exija gran cantidad de espacio es la necesidad de planificar con base en la mayor cantidad de cada artículo que va a estar en las instalaciones en un momento dado. Cada unidad de existencias nene uno o varios lugares asignados. Dicho "sitio" o "sitios" deben ser lo sufi cientcmente grandes como para contener la totalidad del espacio cúbico que llenará el artículo en el momento de mayor presencia de ese artículo en las instalaciones. En otras palabras, si en la instalación se halla la totalidad de mil cajas de canicas en el mismo momento, el sitio de las canicas debe tener suficiente capacidad como para albergarlas todas. Por consiguiente, el espacio total requerido por todos los artículos en el sistema fijo será el total de espacio cúbico del ciento por ciento de todas las unidades de existencias, como si la cantidad máxima de cada una de ellas fuera a estar en las instalaciones en un momento dado. 

El planeamiento espacial para todo un inventario en un ambiente de localización especializada se realiza con base en períodos anuales. Dicho de otra manera, todo el espacio necesario para todas las canicas debe agregarse a todo el espacio para las tuercas, y dicho espacio debe sumarse a todo el espacio necesario para las chucherías, y así sucesivamente.

Sistemas de localización fija - I

Concepto básico — Sistemas de localización fija En los sistemas de localización fija puros, cada artículo tiene su lugar y nada más puede ocuparlo. Algunos sistemas fijos (no puros) permiten que se asignen al misino lugar dos o más artículos, pero sólo esos artículos se almacenan allí. 

Impacto sobre el espacio físico — Sistemas de localización fija Si una unidad de existencias se almacena en grandes cantidades, puede tener dos o más sitios de almacenamiento. Sin embargo, tomadas colectivamente, todas estas posiciones son los únicos lugares donde el artículo puede permanecer en las instalaciones, y ningún otro artículo puede quedar allí. Básicamente, todo tiene su lugar y nada más puede ocuparlo. Los sistemas de localización fija exigen grandes cantidades de espacio. 

Existen dos razones para ello: 

• Efecto panal 

• Planeamiento basado en la mayor cantidad de un artículo que se encontrará en las instalaciones en un momento dado. 

El efecto panal es la condición de almacenaje en la cual existe espacio disponible pero no se utiliza plenamente debido

Sistemas de memoria

Concepto básico — Sistemas de memoria Los sistemas de memoria dependen exclusivamente de la recordación humana. Muchas veces no son mucho más que alguien que dice: "Creo que está allí". Material chroniony prawem auto Los fundamentos de este sistema de localización son la simplicidad, la relativa ausencia de papeleo y digitación de datos, y la utilización máxima de todo el espacio disponible. Los sistemas de memoria dependen directamente de las personas y solamente son funcionales si coexisten varias o todas las condiciones que se mencionan en el Documento 3-2. Impacto sobre el espacio físico — Sistemas de memoria Este sistema permite la más completa utilización del espacio disponible. ¿Por qué? Porque ningún artículo tiene un sitio fijo que haga que otras unidades de existencias no puedan ocupar esa misma posición de localización si estuviera libre (ya sea una al lado de la otra, encima o debajo). 

Documento 3-2 Condiciones bajo las cuales funcionan los sistemas de memoria 

• Los sitios de almacenamiento son de número limitado. 

• Los sitios de almacenamiento son de tamaño limitado. 

• La variedad de los artículos almacenados en cada sitio es ¡imitada. 

• El tamaño, forma o conversión en unidades de los artículos (por ejemplo, plataformas, atados, bandas, etc.) permite la fácil identificación visual y la separación de las SKU entre sí. 

• Sólo uno, o un número muy limitado de individuos, trabaja en las áreas de almacenamiento. 

• Los trabajadores del área de almacenamiento no tienen deberes que les exijan ausentarse de esa área.

• Los tipos básicos de artículos que componen el inventario no cambian radicalmente en espacios breves de tiempo. 

• No hay mucho movimiento de existencias.

Pros — Sistemas de memoria 

• Fácil de entender 

• Exige poco o ningún seguimiento permanente ya sea en papel o por computadora 

• Plena utilización del espacio 

• No exige asignar ningún sitio de almacenamiento, identificador, cajón, puesto, gaveta, anaquel, plataforma o lugar a ninguna unidad de existencias específica. 

• Pueden satisfacerse las exigencias de las instalaciones para un solo artículo (como un silo para granos). 

  Contras — Sistemas de memoria 

• La capacidad de la organización para operar depende en gran medida de la memoria, la salud y la disponibilidad de un solo individuo (o un pequeño grupo de personas). 

• La precisión se afecta en forma significativa e inmediata cuando se producen cambios en las condiciones señaladas en el Documento 3-2. 

• Artículo que se olvida queda perdido para el sistema. No obstante sus limitaciones, un sistema de memoria puede ser tan eficaz como cualquier otro, en particular si solamente hay un número limitado de unidades de existencias almacenadas en un área pequeña.

Ejemplos de conflicto entre consideraciones de almacenamiento válidas

Documento 3-1 Ejemplos de conflicto entre consideraciones de almacenamiento válidas 

• Escenario uno. Accesibilidad us. espacio: La Compañía Charmax desea tener acceso a la totalidad de sus productos con la mayor facilidad posible para agilizar el procesamiento de los pedidos. Por consiguiente, intentó organizar un "frente de recolección" (una hilera frontal o posición visible de la cual pudiera tomarse el producto con facilidad) para cada producto. Con el fin de crear realmente un frente de recolección para cada unidad de existencias, Charmax tendría que asignar una localización específica para cada producto que figurara en todas sus papeletas de recolección, sin que hubiera dos artículos puestos uno soba- otro, o artículos situados uno detrás de otro. Charmax pronto se percató de que carecía de espacio suficiente en sus instalaciones para contar con una posición específica para cada artículo en depósito.

• Escenario dos. Uso de mano obra vs. protección contra daños: La empresa Alana Banana desea reducir los tiempos de mano de obra mediante el establecimiento de procedimientos eficientes de manejo de producto. Su propósito es desarrollar procedimientos operativos estandarizados para que los trabajadores sólo tengan que manipular las SKU cuatro veces: una cuando se reciben, otra cuando se almacenan, otra cuando se alistan y otra cuando se cargan. Sin embargo, para proteger de maltratos a las SKU, los artículos deben colocarse en cartones protectores para su almacenamiento. Las SKU no se alistan en cantidades correspondientes a la totalidad de cada cartón, de manera que los trabajadores deben retirar de los cartones diversas cantidades de ellas en momentos distintos. Los cartones vacíos deben apilarse, limpiarse, volverse a apilar y llevarse de nuevo al área de recepción para reutilizarse. Tales medidas protectoras agregan al proceso cierto número de pasos que exigen gran cantidad de mano de obra.

• Escenario tres. Facilidad para localizar un artículo vs. utilización del espacio: Racquetballers America desea asignar un lugar específico a cada uno de sus productos, para efectos de control de inventario. Sin embargo, el local para las existencias es pequeño. Racquetballers se da cuenta de que si utiliza el enfoque de localización fija, debe reservar suficiente espacio para almacenar la máxima cantidad de cualquiera de sus SKU que pudiera necesitar en un momento dado. Si utiliza el enfoque de localización aleatoria, en el cual los artículos pueden almacenarse uno encima de otro o uno detrás de otro, maximizará el uso de su espacio. Racquetballers decide que utilizar su limitado espacio es más importante que agregar la mano de obra y la administración adicionales necesarias para mantenerse al tanto de dónde se encuentra todo a medida que las cosas se mueven por el local.

Sistemas comunes de localización

El propósito de un sistema de localización de materiales es la creación de procedimientos que permitan seguir el movimiento de los productos dentro de las instalaciones. Aunque se les conoce con muchos nombres, los sistemas "puros" más comunes son los de memoria, fijo y aleatorio. Un tipo de sistema fijo es el sistema de zonas. Un sistema combinado es una mezcla de los sistemas fijo y aleatorio. 

Al considerar qué sistema de localización funcionará mejor, se debe tratar de maximizar lo siguiente: 

• Uso del espacio 

• Uso del equipo 

• Uso de la mano de obra 

• Accesibilidad a todos los artículos 

• Protección contra daños 

• Facilidad para localizar los artículos 

• Flexibilidad 

• Reducción de costos administrativos Maximizar todos estos aspectos en forma simultánea es difícil, si no imposible. 

Cada uno de ellos suele generar conflictos con uno o más de los restantes. Por ejemplo, puede desearse almacenar todos los cilindros juntos con el fin de utilizar el mismo equipo para manejarlos, o localizarlos en el mismo lugar para llegar a ellos y recogerlos con facilidad. No obstante, si la naturaleza química del contenido de dichos cilindros prohíbe almacenarlos en la misma área, las razones de seguridad y protección de la propiedad superan otros argumentos. El Documento 3-1 muestra escenarios en los cuales varias consideraciones válidas se hallan en conflicto.

El encargado de inventarios debe elegir un sistema de localización que proporcione la mejor solución, teniendo en cuenta los diversos objetivos en conflicto. Ningún sistema es "perfecto". Lo que es mejor depende de consideraciones como las siguientes:

 • Espacio disponible 

• Sistema de localización (ver los análisis en Impacto sobre el espacio físico en este capítulo). 

• Dimensiones del producto o la materia prima almacenados 

• Forma de los artículos 

• Peso de los artículos 

• Características de los productos, tales como si son apilables, tóxicos, líquidos, rompibles 

• Métodos de almacenamiento, como pilas sobre el piso, anaqueles, carruseles, estantes 

• Disponibilidad de mano de obra 

• Equipo, incluso los aditamentos especiales disponibles 

• Apoyo de sistemas de información

Toda compañía dispone de una cantidad limitada de espacio para el almacenamiento de existencias. Algunos sistemas de localización utilizan el espacio de manera más eficaz que otros. Al elegir el sistema de localización, debe pensarse con cuidado en cuánto espacio va a requerir. Las siguientes páginas muestran varios tipos de sistemas de localización y evalúan las fortalezas y las debilidades de cada uno.

Introducción

Si no se puede hallar un artículo, no se podrá contar, llenar una orden con él, o hacer con el una canica. Este capítulo se refiere al montaje de un sistema que permita situar los artículos donde hagan el mayor bien a la organización. Si no se puede controlar la localización del producto o de las materias primas, desde los puntos de vista tanto físico como de mantenimiento de registros, la precisión del inventario se verá afectada. Para conservar de manera permanente la precisión del inventario se debe: 

1. Formalizar el sistema general de localización que se utiliza en toda la instalación 

2. Seguir el almacenamiento y el movimiento del producto desde: 

a. Su recibo hasta su almacenamiento 

b. El diligenciamiento de la orden hasta su embarque o ubicación en un punto de uso 

3. Mantener registros oportunos del almacenamiento y movimiento de todos los artículos. 

El objetivo de este capítulo es proporcionar al lector un conocimiento práctico de (i) tres sistemas esenciales de localización (que se relacionan con la organización general de las unidades de existencias dentro de las instalaciones y su impacto sobre el planeamiento de espacio); (ii) las teorías sobre colocación de artículos, que tratan sobre el arreglo específico de los productos dentro de un área de la bodega (¿dónde ubicar cada caja?);y (iii) algunos métodos prácticos para fijar direcciones de localización de los artículos que componen el inventario y la manera de asignar un número a cada artículo según su dirección de localización.

PREGUNTAS DE REPASO

1. Un balance puede describirse adecuadamente como: 

1-(b) 

a. un informe que identifica los ingresos (ventas) de una compañía, sus gastos y las utilidades resultantes en un período de tiempo dado. 

b. un informe que muestra la situación financiera de una compañía en una fecha específica. 

c. un informe que muestra la relación entre inventario a mano e inventario ordenado. 

d. un informe que identifica el número de artículos por nivel y el número de hileras de producto en una plata- forma. 

2. Un estado de resultados puede describirse adecuadamente como:

2. (a) 

a. un informe que identifica los ingresos (ventas) de una compañía, sus gastos y las utilidades resultantes en un período de tiempo dado. 

b. un informe que muestra la situación financiera de una compañía en una fecha específica. 

c. un informe que muestra la relación entre inventario a mano e inventario ordenado. d. un informe que identifica el número de artículos por nivel y el número de hileras de producto en una plataforma. 3. Verdadero o falso 

3. (a) 

El factor K representa el número de centavos por dólar de inventario que la compañía gasta al año para mantener su inventario 

a. Verdadero 

b. Falso 

4. Verdadero o falso 

4. (a) 

El factor K por lo general se expresa como porcentaje.

 a. Verdadero 

b. Falso 5.

¿Qué mide la fórmula (Activos corrientes) + (Pasivos corrientes)?

5. (b) 

a. Tasa de rotación de inventario 

b. Razón corriente c. Razón rápida