Intercambio electrónico de datos - VI

Todo sucede sin que existan copias en papel de las operaciones. Estos eventos e incluso otros pueden tener ocurrencia en un ambiente sin papel, mediante el intercambio electrónico de datos. El intercambio electrónico de datos (EDI, por sus siglas en inglés) consiste en el intercambio de transacciones de negocios rutinarias mediante líneas de comunicación normales (por ejemplo, las líneas telefónicas) entre computadoras dentro de una compañía, o entre su computadora y la de un vendedor. Un ejemplo de EDI dentro de una compañía se presenta en el momento de la entrada de un pedido. La información sobre dicho pedido se transmite electrónicamente a embarque u operaciones para la selección del pedido y el envío, a contabilidad para efectos de facturación, a ventas para la verificación del pedido. etc.

Un ejemplo de EDI con un vendedor se presenta cuando usted coloca electrónicamente un pedido de manera directa desde su computadora a la computadora del vendedor. La computadora del vendedor confirma electrónicamente el pedido y transmite información sobre éste a los departamentos de embarque y contabilidad del vendedor. La computadora del vendedor también notifica electrónicamente al transportador sobre el próximo embarque. La computadora del transportador confirma electrónicamente la recolección y proporciona al vendedor información relativa a ella y sobre la entrega. La computadora del vendedor notifica entonces a su computadora la fecha y la hora de la respectiva entrega. Todo esto se cumple sin intervención humana distinta a la colocación original de la orden. Para que el EDI funcione, todos los que participan en el sistema deben estar de acuerdo con reglas estrictas respecto al contenido, el formato y la estructura de los mensajes.