Por qué fallan los sistemas de inventario y cómo corregirlos

Introducción El objetivo de este capítulo es procurar al lector una comprensión de la naturaleza de la precisión de los inventarios y las herramientas de trabajo para "corregir" su propio sistema. Si todos los artículos se mueven a lo largo de un sistema que opera adecuadamente, no importa cuáles sean las características de la unidad de existencias (artículo costoso, artículo poco costoso, de movimiento rápido, de movimiento lento, con un plazo de entrega largo, esencial), el canteo de estante del artículo (cantidad real de existencias a mano) y el conteo en registros (cantidad de existencias según los registros) deberán coincidir. El método tradicional para establecer si las existencias reales coinciden con las registradas es efectuar un inventario físico anual. Como método para corregir los problemas de precisión de los inventarios, ese esfuerzo, costoso y oneroso en términos de tiempo, está plagado de deficiencias. ¿Por qué? Considérense los siguientes puntos: 

• La precisión suele definirse en términos de dinero, y no en unidades físicas reales. Como se señaló en el Capítulo 1, el valor en dólares de los productos no refleja con exactitud qué artículos están en el depósito. Por ejemplo, imagine que ha enviado mil cajas de duraznos a un cliente en lugar de las mil cajas de peras que éste realmente pidió. El inventario anual reflejaría un valor total en dólares aproximadamente igual al que hubiera sido si se hubiera embarcado el artículo correcto. Por consiguiente, nuestro conteo de estante está destasado en mil unidades más de una unidad de existencias y en mil menos de otra, sin que haya discrepancia en la precisión, si ésta se mide en dólares. 

• Identificación errónea del producto. Como lo hemos vis- to en el Capítulo 3, los productos se identifican erróneamente en el interior de una instalación por una diversidad de razones. Durante los inventarios anuales se presentan con frecuencia erro- res de identificación porque contadores sin experiencia que ayu- dan en la tarea no reconocen los artículos, interpretan mal las descripciones de los empaques, etc. 

• Identificación errónea de unidades de medida. Muchas veces se anotan cantidades incorrectas durante los inventarios anuales porque los contadores sencillamente no entienden el tamaño de los paquetes, las descripciones de tamaño o las abreviaturas en los empaques de las unidades de existencias. 

• Ajuste de discrepancias. Quizás el mayor problema de utilizar el inventario anual como método para establecer la precisión es que no proporciona procedimiento alguno para examinar en retrospectiva las transacciones físicas y en papel con el fin de establecer por qué el conteo de estante de un artículo y su conteo en registros no coinciden; un período de doce meses es sencillamente demasiado largo para una auditoría. En consecuencia, si la razón de una discrepancia no puede hallarse de inmediato durante el inventario, se hace un ajuste y la causa subyacente del error jamás se corrige. Material chroniony prawem autorskim